4 riesgos de administrar los inventarios de tu empresa en Excel - Klika

4 riesgos de administrar los inventarios de tu empresa en Excel

El robo hormiga es uno de los riesgos de administrar tus inventarios en Excel, ¡conócelos todos!

En México, el 75% de las pequeñas y medianas empresas fracasan antes de los dos años, siendo la falta de administración e inversión en tecnología algunas de las principales causas. Lo que pone en entredicho si administrar tus inventarios en Excel es la mejor decisión

Si bien, es cierto que el uso de este popular software resulta práctico, sobre todo en los primeros años del negocio, a la larga se queda corto ante las necesidades de la empresa y se vuelve una opción limitada para la gestión de múltiples almacenes y sucursales.

Por si fuera poco, la falta de control especializado de las mercancías genera pérdidas económicas que ponen en riesgo la rentabilidad del negocio. Especialmente, cuando problemas como el robo hormiga se encuentran a la orden del día en el país.

Tan sólo en 2017, la Asociación Nacional De Tiendas De Autoservicio y Departamentales (ANTAD) reportó pérdidas por más de 160 mil millones de pesos a causa del robo hormiga en tiendas departamentales y de autoservicio, cifra que ha ido en aumento en los últimos 5 años.

Debido a estos problemas, enlistamos los riesgos de utilizar Excel para la gestión de este importante activo de tu empresa:

Desventajas de usar Excel para administrar tus inventarios

1. Pérdida de mercancía: Ya sea por mala fe –como el robo hormiga – o por errores humanos, la pérdida de mercancía es una realidad que impacta de manera importante las finanzas de las empresas.

Llevar la gestión de tus almacenes en hojas de cálculo evita que se puedan implementar controles automatizados en áreas sensibles (como la caja o el almacén) que indiquen, por ejemplo, el tiempo y hora de venta, así como nombre del vendedor o el responsable del área en el momento en que se administra el inventario.

2. Poca seguridad de la información: Los datos de cada empresa son uno de los intangibles más valiosos hoy día, lo que se traduce en la necesidad de que su manejo y resguardo sea el adecuado.

Cuando se utilizan hojas de cálculo, los archivos se modifican fácilmente, sin mencionar el que se desconoce quién, dónde o por qué se realizaron las modificaciones. Además, te imposibilita el asignar permisos específicos para cada perfil de usuario de la información.

3. Problemas de compatibilidad: siempre existe el riesgo de que el archivo no sea compatible con el sistema operativo o la versión del software con la que se cuente. Incluso, algunas de las funciones se encuentren limitadas al ser abierto en un dispositivo diferente.

4. Falta de indicadores clave en tiempo real: administrar tus mercancías en Excel no permite obtener información relevante para la administración y toma de decisiones de tu negocio, tal como el artículo más vendido o la disponibilidad de cierto producto en los inventarios y almacenes.

Alternativas al uso de Excel para administrar los inventarios y controlarlos

Una empresa que manejaba gran parte de su información en Excel, no se daba abasto para manejar correctamente el inventario en almacenes; existía pérdida de mercancía, y tanto la falta de productos como el exceso de éstos, eran problemas recurrentes.

Al acercarse a nosotros, le sugerimos como alternativa el contar con un software de inventarios, ya que le brinda los siguientes beneficios:

Registro de operaciones en tiempo real: Se puede acceder a la información en el momento que se necesite. Por ejemplo, al volumen de ventas actualizado automáticamente.

Aumento de las ventas: Al disminuir el riesgo por falta de stock, se garantiza que el cliente encuentre siempre lo que necesita. Lo que termina por ganar su preferencia.

Ahorro de tiempo en el manejo del inventario: Ya no se tiene que registrar a mano cada una de las operaciones, lo que evita errores de captura y el extravío de productos.

Abasto de productos garantizado: Te permite establecer fácilmente máximos y mínimos para reabastecer productos.

Recepción y transferencia de productos mejorada: Estos programas agilizan el envío y transferencia. Algunos incluso permiten automatizar completamente el proceso.

Reportes periódicos: En pocos minutos se pueden generar reportes mensuales, semanales o hasta diarios. Lo que permite una mejor toma de decisiones.

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